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如何管理好你的时间

【时间管理】 2016-03-20本文已影响

  作为管理者,永远要做到大事小事心里一清二楚,那就要做好时间管理,那么,如何管理好你的时间呢?

  围绕目标主动管理时间

  “这两年一些管理者由于健康问题而去世,其实就是一个时间管理的问题,为时间所累,为工作所累,而不是主动性去利用时间,所以这不叫主动性的时间管理。”张玮表示自己利用时间本着一个原则,就是不让时间白白的浪费掉,要让时间为自己所用。

  张玮认为时间管理应该被管理者当作一种本能,应该让所有的时间都围绕着近期和远期的目标去管理,逐步形成一种下意识的本能,没有目标谈时间管理就是空谈。

  而且时间管理一定要采取主动的态度而不是被动的态度。比如最近工作比较紧,我要抓紧时间,所以我要进行时间管理,或者最近我发觉自己有不足,所以才去确定目标进行补习,也就是俗称的缺啥补啥,那就是被动的时间管理。因为你在随着目标跑,而不是目标随着你跑。应该是给自己制定一个长期的计划,比如现在的职业规划,其实就是给自己制定一个长期计划,然后按部就班去逐步实现,让一切目标都属于可控范围之内,这才是主动的时间管理,管理者尤其需要这样。

  “真正能够充分利用时间的人,他对时间管理的概念并不强,因为对他而言这就是应该做的,没什么大不了的或是没什么特殊性,把这种习惯变成骨子里特有的东西,变成简单的本能。千万不能最后成为为时间所累的人,就是时间是充分利用了,把自己反而给累垮了。”张玮反复强调。

  他还总结了达到本能的三个重点:1.目标要清晰。不管你个人职业生涯发展的目标还是工作目标,都要清晰,目标还要到位。既然是为了实现目标,目标订下来了,就要有高度的责任感。2.要对自己选定的一系列目标抱有饱满的热情和积极的心态;3.克服从众心理,不要做无谓的事情。比如别人请你参加某活动,而这个活动和你没有什么直接联系或帮助,而你是碍于情面要去,这样的活动尽量不要参加。

  让大脑成为多核处理器

  在我们的日常工作中,本来制定的日程安排却突然被一些电话或来访的客人所打乱,这时候的时间如何进行管理?

  “这时调整的时间、速度,调整的效率。”张玮认为这是评判优秀管理者的一个指标。他经常给下面的管理干部做这样的实验:给他们三分钟时间来做一篇即兴演讲,但他会在两分半的时候去干扰对方,打断对方的思维。之后再让对方演讲,要求对方不但要把这个被打断的激情接上,有一个酣畅淋漓的结尾,还要把这件被打断的事情也能够处理好。

  通过这样一个实验,实际上就是对一个人的逻辑思维能力、应变能力的考验,考验他在同一时间处理很多不同事情的能力。 “这实际就像计算机里的CPU,你不能任务一多就卡壳,所以好的管理者能在同一时间处理非常多的事情和矛盾。”张玮认为任何人刚刚成为管理者的时候,就像一个低频处理器,同一时间往往只能处理一件事情。随着不断学习和实践,有些管理者能够在同一时间处理多个事情,就可以升级为高频处理器。

  “我以前工作时也烦别人打断我,思路断了就容易顾此失彼,或者这个时候我不知道自己应该抓什么,应该放什么,抓什么似乎都不合适,放什么似乎都觉得可惜。现在当我被打断的时候我立刻就要让自己冷静下来,我就开始想目前的局面中哪些事情才是最主要的,他们的先后次序是什么。要抓住主要的矛盾,其他问题自然迎刃而解。这个能力要不断去摸索,不断去锻炼,确实需要一个过程。”

  张敦杰评判的标准就是关键看正在做的工作是否重要。如果非常重要,即使是再熟的朋友,他也会说抱歉,然后再另约时间或者等他把事情处理完再约见,只要解释清楚了大家都理解。如果这个电话或访客都重要,那就按照正在做的工作和这个电话或访客的重要性,安排副手或相应的负责人先接待。一定要按照轻重缓急的顺序来安排,不能着急。

  每日三省

  “我特意把手表拧快5分钟,我就永远比别人快5分钟,如果有一个会议或一件非常重要的事情,我是按照自己手表的时间来看的,只有比别人提前几分钟。”对在德国西门子公司陶冶了六年的张敦杰而言,时间必须按照分来计算,他非常欣赏德国人的守时,他甚至把德国的强大也归结于对于时间的珍视和管理的结果。反观国内的很多企业和会议——不守时,经常迟到而不自知,他对此毫不掩饰自己的反感。“时间观念是责任感的一部分,你对一个单位、一个项目、对你的上级、对你的客户,包括对你的下级,都要有责任感。”

  张玮对此持相同意见,但他还认为时间观念的强弱还和这个人的性格有关系,不同性格的人对时间的珍视程度不一样,也导致了他对时间的管理会产生差异。

  及时对自己进行盘点,对自己的大脑进行梳理,对时间的利用就会提高。“我每天起得很早,五六点就醒了,躺在床上我就开始想,今天要做哪些事,昨天做了哪些事情,哪些做得比较好,哪些有不足,如何解决。盘点自己的行为,盘点自己的工作,包括自己的资源。不断找到自己的不足,不断去弥补这种不足,不断进步。”张敦杰认为这是他这些年养成的一个习惯,要能长时间的坚持才能产生效果。

  其实,2000年前孔子的弟子曾子在《论语》中说:“吾每日三省乎己”其实就是最早的时间管理,一天数次反省自己,才能很快地进步。

  “作为管理者,永远要做到大事小事心里一清二楚。晚上盘点是盘点当天的事情,早上盘点是回顾昨天的事情,考虑今天的事情,按照轻重缓急的次序,我就知道哪个项目我需要过问一下,知道它的进展,哪个项目我需要监控一下,哪里出问题了,如何处理。”张敦杰说。

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